Travel policy

Le travel policy sono uno strumento essenziale per le aziende che desiderano gestire efficacemente le spese di viaggio dei propri dipendenti e il proprio travel management. In Book For Work, gli admin possono facilmente impostare, modificare e gestire molteplici travel policy. Ecco le varie tipologie di travel policy che puoi impostare.

Quando gli utenti cercano o prenotano un soggiorno, verrà applicata automaticamente la travel policy più specifica disponibile per la destinazione. Ecco come funziona:

• Budget dinamico. Questo viene calcolato considerando il prezzo mediano dei risultati di ricerca, assicurando un budget allineato ai prezzi attuali del mercato. L'attivazione di questa opzione esclude l'applicazione delle politiche di viaggio globali, per nazione o per città;
• Budget Globale: Viene applicato se non esistono policy specifiche né per la città né per la nazione;
• Budget per Nazione: Si applica in assenza di una policy per città e ha la priorità sul budget globale;
• Budget per Città: Ha la priorità più alta e si applica se esiste per la città scelta.

Budget dinamico

L'attivazione di questa opzione esclude l'applicazione delle politiche di viaggio globali, per nazione o per città. Il budget dinamico è una funzionalità avanzata che permette di calcolare automaticamente il limite di spesa per le prenotazioni alberghiere, basandosi sui prezzi attuali del mercato per una determinata destinazione e data. Invece di stabilire un budget fisso, il budget dinamico si adatta alle fluttuazioni dei prezzi, offrendo un approccio più flessibile e realistico.

Come Funziona

• Calcolo del Prezzo Mediano: Quando un utente effettua una ricerca, il sistema analizza i risultati disponibili e calcola il prezzo mediano degli hotel per quella destinazione e periodo. Scopri qui perché utilizziamo il prezzo mediano;
• Applicazione del Budget Dinamico: Il budget viene impostato in base a questo prezzo mediano, assicurando che il limite di spesa sia in linea con le tariffe correnti del mercato;
• Eccesso Budget Dinamico (%): Puoi impostare una percentuale di tolleranza che permette ai viaggiatori di sforare il budget dinamico entro un certo limite, offrendo ulteriore flessibilità.

Vantaggi del Budget Dinamico

• Adattabilità ai Prezzi di Mercato: I prezzi degli hotel possono variare significativamente in base alla stagione, agli eventi locali o alla disponibilità. Il budget dinamico si adatta automaticamente a queste variazioni, garantendo che i viaggiatori abbiano accesso a opzioni adeguate senza violare la policy aziendale;
• Riduzione del Lavoro Amministrativo: Non è necessario aggiornare continuamente le travel policy per riflettere i cambiamenti dei prezzi. Il budget dinamico gestisce automaticamente queste variazioni, riducendo il tempo e gli sforzi amministrativi;
• Maggiore Soddisfazione dei Dipendenti: Offrendo un budget realistico basato sui prezzi attuali, i viaggiatori hanno maggiori probabilità di trovare alloggi confortevoli che soddisfano sia le loro esigenze sia le linee guida aziendali;
• Controllo dei Costi: Pur essendo flessibile, il budget dinamico mantiene il controllo delle spese, evitando che i costi sfuggano di mano a causa di budget fissi non allineati al mercato.

Perché utilizzare il Budget Dinamico

• Viaggi in Destinazioni Variabili: Ideale per aziende i cui dipendenti viaggiano spesso in diverse destinazioni con costi alberghieri molto differenti;
• Mercati Volatili: In aree geografiche dove i prezzi degli hotel sono soggetti a frequenti cambiamenti;
• Eventi Speciali: Durante fiere, conferenze o eventi locali che possono influenzare significativamente i prezzi degli alloggi.

Budget globale

Il budget generico globale si applica a tutte le destinazioni in assenza di politiche più specifiche. Questo può includere:

• Budget in €: Inserisci il limite di spesa per qualsiasi destinazione. Questo budget si applica a tutte le destinazioni in assenza di politiche più specifiche;
• Eccesso Budget in €: Definisci un importo extra consentito oltre il budget standard, per gestire eventuali necessità particolari.

Budget per nazione

Questo budget ha priorità più alta rispetto al budget generico globale quando effettui una ricerca o una prenotazione in uno specifico paese.

Questo può includere:

• Budget in €: Stabilisci il limite di spesa per quella nazione. Questo ti permette di adattare il budget alle variazioni di prezzo tra diversi paesi;
• Eccesso Budget in €: Imposta un margine di tolleranza oltre il budget standard per quella nazione.

Budget per città

Questo budget ha priorità più alta sia rispetto al budget per nazione sia rispetto al budget generico globale e si applica se esiste per la città scelta.

Questo può includere:

• Budget in €: Definisci il limite di spesa specifico per una città particolare. Utile per destinazioni con costi significativamente diversi.
• Eccesso Budget in €: Specifica l'importo extra consentito oltre il budget standard per quella città.

Crea nuova travel policy

Se sei admin di un account di un'azienda, puoi liberamente gestire gli utenti. Innanzitutto, vai su impostazioni. Puoi farlo posizionando il mouse sopra al tuo nome nella barra in alto a destra e vedrai comparire una tendina

• Clicca su "Impostazioni";

• Clicca su "Travel Policies", vedrai la seguente schermata:

• Clicca su "Crea Nuova";

• Inserisci i dettagli della policy:

  • Nome Travel Policy: Inserisci un nome significativo per la travel policy che verrà visualizzato durante l'assegnazione ai dipendenti. Questo aiuta a identificare facilmente la policy corretta nel profilo del viaggiatore;

  • Email Notifiche: Fornisci un indirizzo email per ricevere notifiche in caso di prenotazioni fuori policy. Questo ti permette di monitorare e gestire eventuali eccezioni;

  • Budget in Euro: imposta un limite di budget per notte per camera, esprimendo l'importo in euro. Questo rappresenterà la spesa massima consentita per l'alloggio. Nel caso decidessi di attivare il budget dinamico, l'importo del budget verrà calcolato in automatico per ogni ricerca;

  • Eccesso di budget: se lo vuoi, definisci una soglia per l'eccesso di budget, anch'essa in euro (o in percentuale per il budget dinamico), per gestire eventuali spese extra in maniera controllata. Per ogni prenotazione che eccederà il budget, l'admin riceverà una email di alert per comunicare che un utente ha effettuato una prenotazione fuori budget ma dentro l'eccesso di budget consentito. Se l'eccesso di budget è €0,00, l'utente potrà effettuare prenotazioni solamente dentro al budget di default.

• Clicca su "Salva": dopo aver inserito tutti i dettagli, clicca su "Salva" per creare la travel policy.

Dopo aver aperto la travel policy è necessario attribuirla a un utente. Se hai già creato o importato l'utente, vai nella sezione "Utenti" delle impostazioni e clicca "Modifica" nell'utente a cui vuoi attribuire la travel policy.

Modifica una travel policy

• Dalla lista delle travel policy, clicca su "Modifica";
• Modifica nome, budget o eccesso di budget secondo le necessità;
• Clicca su "Salva".

Gestione delle travel policy

• Creazione illimitata: Puoi creare quante travel policy desideri, permettendoti di gestire diversi gruppi o tipologie di viaggio con facilità;
• Flessibilità: Modifica le policy in qualunque momento per adattarle a nuove esigenze o politiche aziendali;
• Organizzazione: Utilizza nomi distintivi e impostazioni chiare per mantenere le tue policy organizzate e facilmente riconoscibili.

Con queste semplici istruzioni, sarai in grado di gestire efficacemente le travel policy della tua azienda, assicurando che i viaggi d'affari rimangano all'interno del budget stabilito e che le spese siano controllate.

Una volta che avrai impostato le travel policy, le vedrai applicate in tutto il booking flow dalla ricerca al completamento della prenotazione. In alto, sarà possibile vedere anche l'importo della policy.